crossware-365-Logo

Wie legt man eine Standardsignatur in Outlook 365 fest?

Möchten Sie herausfinden, wie man eine Standard-E-Mail-Signatur in Outlook 365 einrichtet? E-Mail-Signaturen sind im Geschäftsleben wichtig. Sie helfen in vielerlei Hinsicht, u. a. indem sie der Marke eines Unternehmens mehr Sichtbarkeit verleihen.

E-Mail-Signaturen sind auch ein wichtiges Mittel zur Übermittlung nützlicher Informationen. Dazu gehören die Adresse eines Unternehmens und andere Kontaktinformationen. Sie können auch Icons und Links zu sozialen Medien in Ihre Signatur einfügen. Auf diese Weise können die Menschen Ihre Marke auf verschiedenen Plattformen näher kennen lernen. Sie werden auch in der Lage sein, Ihre Arbeit mit anderen zu teilen und so die Arbeit über Sie zu verbreiten.

Die meisten Menschen werden mehrere E-Mail-Signaturen haben. So können sie je nach Art der Nachricht, die sie versenden, eine Signatur auswählen. Diese Situation ist jedoch alles andere als ideal. Viel besser ist es, eine Standardsignatur zu haben.

Sobald Sie dies getan haben, wird Ihre Signatur automatisch an alle Ihre E-Mails angehängt. Wenn Sie alles automatisch einstellen, besteht nicht mehr die Gefahr, dass Sie vergessen, eine Signatur in einige Ihrer E-Mails einzufügen. Diese Inkonsistenz kann dem Image einer Marke schaden. Aber wie wählt man eine Standard-E-Mail-Signatur in Outlook aus?

Schritte zur Auswahl einer Standard-E-Mail-Signatur in Outlook

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie eine Standard-E-Mail-Signatur in Outlook festlegen;

  1. Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie eine neue Nachricht.
  2. Klicken Sie auf Nachricht.
  3. Wählen Sie Unterschrift und dann Unterschriften.
  4. Gehen Sie zu Signatur zum Bearbeiten auswählen.
  5. Gehe zu Standard-Signatur wählen und auf Neue Nachrichtenklicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie die Signatur, die Sie als Standard festlegen möchten.
  6. Wiederholen Sie den Vorgang auf Antworten/Vorwärts.
  7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Wie geht es weiter?

So legen Sie eine Standard-E-Mail-Signatur in Outlook 365 fest. Es gibt andere Möglichkeiten, mit denen Sie die gleichen Ergebnisse erzielen können, aber die oben genannten Schritte gehören zu den einfachsten. Aber was passiert, wenn Sie eine Standardsignatur ausgewählt haben?

Das bedeutet einfach, dass alle Ihre zukünftigen Nachrichten die von Ihnen gewählte Signatur tragen werden. Ihre Signatur wird automatisch hinzugefügt, so dass Sie sich nicht mehr an diesen Schritt erinnern müssen. Die Auswahl einer Standard-E-Mail-Signatur ist wichtig, insbesondere für Personen, die täglich viele E-Mails versenden. In diesem Fall kann es schwierig sein, für jede einzelne E-Mail eine Signatur hinzuzufügen.

Herausforderungen

Eine Standard-E-Mail-Signatur ist großartig, aber sie bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Es bedeutet, dass Ihre Signatur zu allen E-Mails hinzugefügt wird, die von der gewählten Adresse kommen. Das ist wahrscheinlich nicht ideal, es sei denn, Sie haben eine E-Mail-Adresse für die Arbeit und eine weitere für den privaten Gebrauch.

Das kann dazu führen, dass Ihre Signatur auch dann hinzugefügt wird, wenn Sie dies nicht wünschen. Ein Beispiel: Mit den obigen Schritten wird eine E-Mail-Signatur zu allen Nachrichten hinzugefügt, auch zu denen, die intern versendet werden.

Das ist wahrscheinlich nicht das, wonach die meisten Menschen suchen. Wir haben bereits über dieses Problem geschrieben. Die automatische Einstellung einer E-Mail-Signatur nimmt Ihnen die Möglichkeit, eine geeignete Signatur zu wählen. Vielleicht möchten Sie je nach den Umständen unterschiedliche Signaturen versenden.

Welche Lösungen gibt es für diese Probleme?

Das Einrichten einer automatischen E-Mail-Signatur ist zweifellos eine Herausforderung. Glücklicherweise gibt es Lösungen für dieses Problem. Eine einfache Lösung ist die Wahl eines renommierten Unternehmens für E-Mail-Signaturlösungen für O365 wie Crossware.

Wir sind eines der bekanntesten Unternehmen in diesem Bereich. Unsere Software wird von über einer Million Menschen auf der ganzen Welt genutzt und wir sind auf Microsoft 365, HCL Domino und Microsoft Exchange spezialisiert. Crossware bietet Ihnen die folgenden Vorteile;

  1. Benutzerdefinierte Regeln, mit denen Sie auswählen können, wann und wo jede E-Mail-Signatur angewendet werden soll. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass ein Signaturblock nur auf externe E-Mails angewendet wird. Das beseitigt die oben erwähnten Probleme.
  2. Ein zentralisiertes E-Mail-Signatursystem, das auch bei großen Unternehmen für Konsistenz sorgt.
  3. Atemberaubende Vorlagen, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können.
  4. Eine Drag-and-Drop-Plattform für E-Mail-Signaturen, die es jedem ermöglicht, tolle Signaturen zu erstellen.
  5. Responsive E-Mail-Signaturen, die sowohl auf großen als auch auf kleinen Bildschirmen gut aussehen.

Registrieren Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion

Crossware ist eine der weltweit besten Lösungen für alle, die E-Mail-Signaturen erstellen möchten, die Ergebnisse bringen. Sie können herausfinden, worüber wir gesprochen haben, indem Sie sich noch heute für eine kostenlose Crossware-Testversion anmelden. Die Testversion ist für einen Zeitraum von 30 Tagen gültig.

 

Über den Autor