Die 10 besten Möglichkeiten, die SPAM-Box zu vermeiden und die E-Mail-Zustellbarkeit zu verbessern

E-Mail ist ein leistungsstarkes Tool für Unternehmen, aber eine der größten Herausforderungen besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten den Posteingang erreichen, anstatt in der SPAM-Box stecken zu bleiben. Hier finden Sie zehn praktische Möglichkeiten, um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern, sowie Tipps, wie die Lösungen von Crossware diese Bemühungen unterstützen können.

Warum E-Mail-Zustellbarkeit wichtig ist

Im heutigen digitalen Zeitalter bleiben E-Mails ein zentraler Bestandteil der Geschäftskommunikation. Leider werden viele geschäftliche E-Mails als SPAM markiert, was häufig auf vermeidbare Fehler zurückzuführen ist. Wenn Unternehmen die Faktoren verstehen, die die Zustellbarkeit von E-Mails beeinflussen, und geringfügige Anpassungen vornehmen, können sie die Wahrscheinlichkeit, dass E-Mails in der SPAM-Box landen, erheblich reduzieren.

1. Vermeiden Sie Spam-Keywords und Phrasen

Die Verwendung von Wörtern wie „kostenlos“, „Rabatt“ oder „Jetzt kaufen“ kann Spam-Filter auslösen. Vermeiden Sie übertriebene Werbesprache und entscheiden Sie sich für eine unkomplizierte, klare Kommunikation. Tipp: Das Signaturverwaltungstool von Crossware hilft Ihnen dabei, die Sprache im gesamten Team konsistent zu halten und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass SPAM-Filter ausgelöst werden.

2. Halten Sie Ihre Unterschrift einfach und gesetzeskonform

E-Mail-Signaturen mit übermäßigen Bildern, leuchtenden Farben oder komplexen HTML-Elementen können SPAM-Filter kennzeichnen. Die Lösungen von Crossware sind so konzipiert, dass sie konforme, optimierte Signaturen aufrechterhalten, die für mehr Professionalität sorgen, ohne die Platzierung von SPAM zu riskieren.

„Für Unternehmen, die Probleme mit der Zustellbarkeit vermeiden wollen, empfiehlt es sich, E-Mail-Signaturen professionell und einfach zu gestalten.“ — Email Marketing Benchmarks

3. Authentifizieren Sie Ihre Domain mit SPF, DKIM und DMARC

Die Domain-Authentifizierung stärkt Ihre Absenderreputation und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails in Posteingänge zugestellt werden. SPF, DKIM und DMARC sind Protokolle, mit denen E-Mail-Anbieter die Echtheit Ihrer Domain bestätigen können. Die richtige Einrichtung dieser Protokolle teilt ISPs mit, dass Ihren E-Mails vertraut werden kann. Tipp: Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihr IT-Team oder ziehen Sie die Lösungen von Crossware in Betracht, die so konzipiert sind, dass sie mit diesen Protokollen kompatibel sind, um die Zustellbarkeit zu verbessern. Dies gilt insbesondere, wenn Sie ein CRM zum Senden Ihrer E-Mails verwenden, da das Versäumnis, SPF, DKIM und DMARC einzurichten, zu Headern mit der Aufschrift „Über example.com gesendet“ führen kann, was sich negativ auf Ihre Zustellbarkeit auswirken kann.

4. Beschränken Sie große Anhänge

Anlagen über 5 MB können die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mails gefiltert werden. Um eine reibungslose Zustellbarkeit zu gewährleisten, sollten Sie die Anhänge klein halten und sich darauf konzentrieren, nur wichtige Informationen aufzunehmen.

„Das Vermeiden großer Anhänge verbessert nicht nur die Zustellbarkeit, sondern auch das Nutzererlebnis.“ — Mailchimp Deliverability Guidelines

Verwenden Sie für große Dateien Dropbox und teilen Sie den Link. Sie können große Bilder, Audiodateien, E-Books usw. senden.

5. Konsistentes Branding und vertrauenswürdige Links in Signaturen

Eine konsistente Markenidentität, einschließlich der Verwendung vertrauenswürdiger Links in Ihrer Signatur, trägt zu Ihrem Ruf als Absender bei. Crossware macht es einfach, vertrauenswürdige Links und Markenressourcen einzubeziehen, sodass Ihre E-Mails nicht in SPAM-Filtern landen.

6. Richtiges Signaturdesign

Zu komplexes HTML in E-Mail-Signaturen, wie z. B. mehrere Bilder und Schriftarten, kann SPAM-Filter kennzeichnen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf ein sauberes, professionelles Design. Crossware bietet Vorlagen, die sicherstellen, dass E-Mail-Signaturen einfach, konform und professionell sind.

7. Vermeiden Sie den übermäßigen Gebrauch von Großbuchstaben und Ausrufezeichen

Übermäßige Groß- und Kleinschreibung und Interpunktion in E-Mail-Inhalten können bei Spam-Filtern und Empfängern den Eindruck erwecken, als Spam zu erscheinen. Zum Beispiel „JETZT HIER KLICKEN!!!“ kann markiert werden, während sich „Klicken Sie hier für weitere Informationen“ als vertrauenswürdiger und professioneller gilt.

8. Personalisieren Sie den Inhalt und überprüfen Sie ihn auf Tippfehler

E-Mails, die sich unpersönlich anfühlen oder Grammatikfehler enthalten, landen eher im SPAM. Einfache persönliche Details und sorgfältiges Korrekturlesen tragen wesentlich zur Verbesserung der Zustellbarkeit bei. Tipp: Das zentrale Management von Crossware gewährleistet Konsistenz und reduziert das Risiko von Fehlern, die sich auf Ihren Ruf auswirken könnten.

9. Aktualisieren Sie regelmäßig die Kontaktlisten

Die Verwendung veralteter E-Mail-Listen kann zu hohen Absprungraten führen, was Spamfilter negativ bewerten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktlisten korrekt sind, und entfernen Sie Adressen, die nicht mehr aktiv sind oder kein Engagement zeigen.

„Hohe Absprungraten können für ISPs ein Warnsignal sein und zu niedrigeren Zustellbarkeitsraten führen.“ — HubSpot Email Deliverability Guide

10. Verwenden Sie Analysen, um die E-Mail-Leistung zu verbessern

Durch die Analyse von Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickraten und Absprungraten erhalten Sie Einblicke in die Interaktion der Empfänger mit Ihren E-Mails. Mit den Analysen von Crossware können Sie diese Kennzahlen überwachen und wertvolle Daten zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Strategie liefern.

Bei diesen 10 Tipps wird davon ausgegangen, dass Sie 1:1 oder vielleicht an eine E-Mail-Liste senden. Wenn Sie jedoch Massen-E-Mails (1-zu-Many) versenden, ist es wichtig, Ihre Liste regelmäßig zu bereinigen und zu überprüfen. Mithilfe von Tools zur Listenvalidierung können Sie sicherstellen, dass jede E-Mail-Adresse gültig ist. So verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, auf Spamfallen oder inaktive Adressen zu stoßen, was sich negativ auf den Ruf und die Zustellbarkeit Ihres Absenders auswirken kann.

Fazit

Die Verbesserung der E-Mail-Zustellbarkeit erfordert eine Kombination aus Best Practices und zuverlässigen Tools. Wenn Sie diese zehn Tipps befolgen, können Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Ihre E-Mails als SPAM gekennzeichnet werden, und die Effektivität Ihrer Öffentlichkeitsarbeit verbessern. Die Verwendung der zentralisierten E-Mail-Signaturlösungen von Crossware trägt zur Steigerung der Professionalität bei und gewährleistet ein konsistentes Branding und eine verbesserte Zustellbarkeit.

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