كيفية تغيير توقيع البريد الإلكتروني في Outlook - دليل شامل

تعد توقيعات البريد الإلكتروني مكونًا حيويًا للتواصل المهني، حيث تعمل كبطاقة عمل رقمية تلخص هويتك ودورك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. فهي لا تنقل الاحتراف فحسب، بل تزود المستلمين أيضًا بالتفاصيل الأساسية والموارد الإضافية عنك أو عن مؤسستك، مما يسهل التواصل بشكل أفضل واتساق العلامة التجارية عبر جميع مراسلات البريد الإلكتروني.

يركز هذا الدليل بشكل خاص على Microsoft Outlook، وهو عميل بريد إلكتروني يستخدم على نطاق واسع، ويوضح بالتفصيل كيف يمكن للمستخدمين تخصيص توقيعات البريد الإلكتروني لتحسين صورتهم المهنية وضمان الاتساق في اتصالاتهم الرقمية.

الوصول إلى إعدادات Outlook - سطح المكتب

1. افتح ميكروسوفت أوتلوك على سطح المكتب.
2. انقر فوق «ملف» في الزاوية اليسرى العليا من التطبيق.
3. من الشريط الجانبي، حدد «الخيارات» لفتح مربع حوار خيارات Outlook.
4. في مربع حوار الخيارات، انقر فوق «البريد» في القائمة على اليسار.
5. ضمن قسم «إنشاء الرسائل»، انقر على زر «التوقيعات...» للوصول إلى إعدادات توقيع البريد الإلكتروني.

الوصول إلى إعدادات Outlook - إصدار الويب

1. انتقل إلى إصدار Outlook على الويب وقم بتسجيل الدخول.
2. انقر على أيقونة الترس في الزاوية اليمنى العليا لفتح قائمة الإعدادات.
3. في شريط «البحث في إعدادات Outlook»، اكتب «توقيع البريد الإلكتروني» وحدد الخيار المقترح.
4. سيتم فتح صفحة إعدادات توقيع البريد الإلكتروني، مما يسمح لك بإنشاء التوقيعات أو تعديلها.

إنشاء توقيع بريد إلكتروني جديد

1. في إعدادات توقيع البريد الإلكتروني (تم الوصول إليها من سطح مكتب Outlook أو إصدار الويب كما هو موضح سابقًا):

- لسطح المكتب:

1. انقر فوق «جديد» لإنشاء توقيع جديد.
2. قم بتسمية توقيعك لسهولة التعرف عليه.
3. في مربع التحرير، قم بإنشاء توقيعك.

- للحصول على إصدار الويب:

1. ابدأ الكتابة مباشرة في مربع النص المقدم لإنشاء توقيعك.
2. قم بتخصيص توقيعك عن طريق إضافة اسمك والمسمى الوظيفي والشركة ومعلومات الاتصال وأي تفاصيل أخرى ذات صلة.
3. استخدم أدوات التنسيق لضبط الخط والحجم واللون ومحاذاة النص.
4. لإضافة ارتباطات تشعبية، قم بتمييز النص الذي تريد ربطه وانقر على زر الارتباط التشعبي، ثم أدخل عنوان URL.
5. لإدراج صورة، مثل الشعار، انقر فوق رمز الصورة وقم بتحميل الملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
6. بمجرد أن تشعر بالرضا عن توقيعك، انقر فوق «OK» أو «Save» لتطبيق التغييرات.

كيفية البحث عن التوقيعات وتحريرها

تطبيق سطح المكتب

1. افتح Outlook وانتقل إلى «ملف"> «خيارات».
2. في مربع حوار خيارات Outlook، حدد «البريد» ثم انقر فوق «التوقيعات...».
3. اختر التوقيع الذي تريد تحريره من القائمة وقم بإجراء التغييرات في مربع التحرير.

إصدار الويب

1. قم بتسجيل الدخول إلى تطبيق Outlook على الويب وانقر على أيقونة الترس للإعدادات.
2. ابحث عن «توقيع البريد الإلكتروني» في شريط بحث الإعدادات وحدده.
3. سترى توقيعك الحالي في مربع النص. قم بتحريره مباشرة هنا.

تنسيق توقيعك

إضافة أنماط نصية (بالخط العريض والمائل)

تطبيق سطح المكتب

1. في محرر التوقيع، حدد النص الذي ترغب في تصميمه.
2. استخدم شريط أدوات التنسيق لتطبيق أنماط غامقة أو مائلة أو أنماط أخرى.

إصدار الويب

1. قم بتمييز النص في مربع نص التوقيع.
2. اختر خيارات التنسيق المطلوبة (بالخط العريض والمائل) من شريط الأدوات.

إدراج الارتباطات التشعبية

كل من إصدار سطح المكتب وإصدار الويب

1. قم بتمييز النص الذي تريد جعله قابلاً للنقر.
2. انقر فوق رمز الارتباط التشعبي (يشبه رابط السلسلة).
3. أدخل عنوان URL الذي ترغب في الارتباط به وانقر على «OK» أو «Insert».

إضافة صور أو شعارات

تطبيق سطح المكتب

1. ضع المؤشر حيث تريد الصورة أو الشعار.
2. انقر فوق رمز الصورة في شريط أدوات التنسيق.
3. استعرض وحدد ملف الصورة من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. انقر فوق «إدراج».

إصدار الويب

1. على غرار إصدار سطح المكتب، انقر فوق رمز الصورة في شريط الأدوات.
2. قم بتحميل الصورة من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

إعداد التوقيعات الافتراضية

لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة

تطبيق سطح المكتب

1. في Outlook، انتقل إلى «ملف"> «خيارات» > «البريد» > «التوقيعات...».
2. اختر التوقيع الذي تريد تعيينه كإعداد افتراضي لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة من القائمة المنسدلة ضمن «اختيار التوقيع الافتراضي».
3. حدد التوقيع الافتراضي لـ «الرسائل الجديدة» وانقر على «OK».

إصدار الويب

1. في تطبيق Outlook على الويب، قم بالوصول إلى إعدادات توقيع البريد الإلكتروني كما هو موضح سابقًا.
2. تأكد من تعيين التوقيع المطلوب كإعداد افتراضي في مربع النص.
3. قد لا يكون هناك إعداد محدد لتعيين توقيع افتراضي لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة، ولكن التوقيع المحفوظ سيتم تطبيقه تلقائيًا على الرسائل الجديدة.

للردود وعمليات إعادة التوجيه

تطبيق سطح المكتب

1. اتبع نفس الخطوات لإعداد التوقيع الافتراضي لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة.
2. ضمن «اختيار التوقيع الافتراضي»، حدد توقيع «الردود/إعادة التوجيه» من القائمة المنسدلة.
3. انقر فوق «OK» لحفظ التغييرات.

إصدار الويب

1. وبالمثل، قد لا يكون هناك إعداد مميز للردود وعمليات إعادة التوجيه.
2. سيتم تطبيق التوقيع المحفوظ في إعدادات توقيع البريد الإلكتروني على الردود وعمليات إعادة التوجيه افتراضيًا.

في الختام، تعد صياغة توقيع بريد إلكتروني مقنع طريقة بسيطة لكنها قوية لتحسين صورتك المهنية وتبسيط جهود الاتصال الخاصة بك. باتباع الخطوات الموضحة في هذا الدليل، يمكنك إنشاء توقيع لا يوفر معلومات الاتصال الأساسية فحسب، بل يعكس أيضًا هوية علامتك التجارية ويعزز مصداقيتك. تذكر أن تجعلها موجزة وجذابة بصريًا ويتم تحديثها بانتظام لضمان ملاءمتها. سواء كنت تستخدم تطبيق Microsoft Outlook لسطح المكتب أو إصدار الويب، فإن تحسين توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك سيترك انطباعًا دائمًا لدى المستلمين ويساهم في مراسلات أكثر فعالية في المجال الرقمي.

‍