دليل لتنظيم علبة الوارد الخاصة بك في Outlook
قد يبدو تنظيم علبة الوارد في Outlook مهمة شاقة، ولكن من خلال بضع خطوات بسيطة، يمكنك الحفاظ على مساحة عمل بريد إلكتروني مرتبة وفعالة. إليك بعض النصائح العملية لمساعدتك في إدارة رسائل البريد الإلكتروني بفعالية.
إعداد المجلدات والفئات
ابدأ بإنشاء بنية مجلد مناسبة لسير العمل الخاص بك. ضع في اعتبارك فئات مثل:
— صندوق الوارد: لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة وغير المقروءة.
— الإجراء: رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب ردك أو إجراءً.
— المرجع: المعلومات التي قد تحتاجها لاحقًا.
— الأرشيف: رسائل البريد الإلكتروني التي تريد الاحتفاظ بها ولكن لا تحتاج إلى رؤيتها بانتظام.
— المشاريع: مجلدات منفصلة لمشاريع أو عملاء مختلفين.
يمكن أن يساعدك استخدام الفئات المرمزة بالألوان أيضًا في التعرف بسرعة على نوع رسائل البريد الإلكتروني أو مدى إلحاحها، مثل «الأولوية العالية» و «ملاحظات الاجتماع» و «الفواتير» و «الشخصية».
استخدم القواعد لأتمتة إدارة البريد الإلكتروني
يتيح لك Outlook إعداد القواعد التي تقوم تلقائيًا بفرز رسائل البريد الإلكتروني الواردة. على سبيل المثال، يمكنك نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني من مرسل معين إلى مجلد معين أو تصنيف رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمات رئيسية معينة.
لإنشاء قاعدة:
- انتقل إلى **ملف** > **إدارة القواعد والتنبيهات**.
- انقر فوق **قاعدة جديدة** واتبع الخطوات لإعداد الشروط والإجراءات للقاعدة.
استخدم العلامات والتذكيرات
يمكن أن تساعدك العلامات والتذكيرات على تتبع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى انتباهك. يمكنك وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب المتابعة وتعيين تذكيرات لضمان عدم نسيان الرد.
للإبلاغ عن بريد إلكتروني:
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز العلم بجوار البريد الإلكتروني وحدد العلامة المناسبة. يمكنك أيضًا إضافة تذكير عن طريق اختيار **مخصص** وتعيين التاريخ والوقت.
نظف صندوق الوارد الخاص بك بانتظام
يتطلب الحفاظ على نظافة صندوق الوارد الخاص بك صيانة دورية:
— حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو أرشفتها: أزل رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد بحاجة إليها. استخدم وظيفة الأرشفة للاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني المهمة ولكن التي يتم الوصول إليها بشكل غير منتظم.
— إلغاء الاشتراك من الرسائل الإخبارية غير الضرورية: قلل الفوضى من خلال إلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية التي لم تعد تقرأها.
أدوات البحث والتصفية
أدوات البحث والتصفية في Outlook قوية جدًا. استخدم شريط البحث للعثور على رسائل بريد إلكتروني محددة حسب الكلمة الرئيسية أو المرسل أو التاريخ، وقم بتطبيق الفلاتر لعرض رسائل البريد الإلكتروني التي تستوفي معايير معينة، مثل رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة أو تلك التي تحتوي على مرفقات.
جدولة وقت إدارة البريد الإلكتروني العادي
خصص أوقاتًا محددة خلال يومك لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يساعد هذا في منع صندوق الوارد الخاص بك من أن يصبح مربكًا ويسمح لك بمواصلة التركيز على المهام الأخرى دون تشتيت الانتباه المستمر عبر البريد الإلكتروني.
استفد من التنظيف وتجاهل المحادثات
تعمل ميزة التنظيف في Outlook على إزالة رسائل البريد الإلكتروني الزائدة من سلسلة محادثات، بينما يمكن لميزة التجاهل نقل جميع الرسائل تلقائيًا من محادثة إلى مجلد العناصر المحذوفة.
لاستخدام التنظيف:
- حدد محادثة، وانتقل إلى علامة التبويب **الصفحة الرئيسية**، وانقر فوق **تنظيف**.
لاستخدام التجاهل:
- حدد محادثة، وانتقل إلى علامة التبويب **الصفحة الرئيسية**، وانقر فوق **تجاهل**.
دمج توقيعات البريد الإلكتروني المُدارة مركزيًا من Crossware
يضمن استخدام توقيعات البريد الإلكتروني المُدارة مركزيًا من Crossware أن تكون جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة احترافية ومتوافقة مع معايير الشركة، مما يقلل من فرص وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني كرسائل غير مرغوب فيها والحفاظ على تبسيط اتصالاتك.
لمزيد من المعلومات حول حلول Crossware وبدء نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا، تفضل بزيارة هنا.
باتباع هذه النصائح واستخدام الأدوات المتاحة في Outlook، يمكنك الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك منظمًا والعثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة بسرعة وتحسين إنتاجيتك الإجمالية.
—
**موارد إضافية**:
- دعم ميكروسوفت أوفيس: تنظيم صندوق الوارد الخاص بك
https://support.microsoft.com/en-us/office/organize-your-inbox-9aea8ad7-883d-459b-a3ea-ae20f06cfb32
