5 أخطاء شائعة ترتكبها الشركات باستخدام توقيعات البريد الإلكتروني

تعد توقيعات البريد الإلكتروني واحدة من أكثر أدوات العلامات التجارية تجاهلًا في الأعمال الحديثة. يمكن أن يكون لهذه التفاصيل الصغيرة في نهاية كل بريد إلكتروني تأثير كبير على صورة شركتك، ومع ذلك تفشل العديد من المؤسسات في منحها الاهتمام الذي تستحقه. يمكن لتوقيع البريد الإلكتروني المصمم جيدًا والمتسق إنشاء صورة احترافية وتقوية علامتك التجارية وحتى تعزيز جهود التسويق. لسوء الحظ، غالبًا ما ترتكب الشركات أخطاء شائعة تقوض هذه الفوائد.

فيما يلي خمسة أخطاء شائعة في توقيع البريد الإلكتروني ترتكبها الشركات - وكيف يمكنك تجنبها.

علامة تجارية غير متناسقة في جميع أنحاء الشركة

أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا التي ترتكبها الشركات هو السماح للموظفين بإنشاء توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بهم، مما يؤدي إلى علامة تجارية غير متسقة. يمكن أن تؤدي الخطوط والألوان والتخطيطات وحتى الشعارات المختلفة إلى إرباك العملاء وإضعاف هوية علامتك التجارية.

كيفية تجنب ذلك: قم بتطبيق توقيع بريد إلكتروني موحد عبر الشركة بأكملها. استخدم أداة مثل Crossware لضمان توافق توقيع كل موظف مع إرشادات العلامة التجارية لشركتك، من نمط الخط إلى موضع الشعار.

معلومات الاتصال المفقودة أو غير الصحيحة

تتمثل الوظيفة الأساسية لتوقيع البريد الإلكتروني في توفير تفاصيل الاتصال الرئيسية، ولكن العديد من الشركات تهمل ذلك إما عن طريق حذف المعلومات الأساسية أو إدراج التفاصيل القديمة. هذا لا يسبب الإحباط للعملاء الذين يحاولون الوصول إلى الشخص المناسب فحسب، بل يمكن أن يضر أيضًا بمصداقية شركتك.

كيفية تجنب ذلك: تأكد من أن كل توقيع يتضمن معلومات اتصال محدثة ودقيقة مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني وروابط الوسائط الاجتماعية. تتيح لك منصة الإدارة المركزية لـ Crossware تحديث تفاصيل الاتصال بسهولة على مستوى الشركة، مما يضمن الاتساق.

زيادة عدد التوقيعات التي تحتوي على الكثير من المعلومات

في حين أنه من الضروري تضمين التفاصيل الأساسية، تقع بعض الشركات في فخ التحميل الزائد لتوقيعاتها بالكثير من المعلومات - إضافة لافتات ترويجية وعروض أسعار وإخلاء المسؤولية القانونية والمزيد. يمكن أن يؤدي توقيع البريد الإلكتروني المكتظ إلى تشتيت الانتباه ويظهر على أنه غير احترافي.

كيفية تجنب ذلك: حافظ على توقيعات البريد الإلكتروني نظيفة وموجزة. قم بتضمين المعلومات الضرورية فقط مثل اسمك والمسمى الوظيفي والشركة ومعلومات الاتصال والروابط إلى وسائل التواصل الاجتماعي أو مواقع الشركة. تساعد أدوات مثل Crossware في تبسيط توقيعات البريد الإلكتروني، مما يضمن مظهرًا نظيفًا واحترافيًا.

عدم تحسين التوقيعات للأجهزة المحمولة

مع قراءة العديد من رسائل البريد الإلكتروني على الأجهزة المحمولة، من الضروري التأكد من أن توقيع بريدك الإلكتروني مناسب للجوّال. يمكن أن تظهر الشعارات الكبيرة أو التصميمات المعقدة مشوهة أو يصعب قراءتها على الشاشات الصغيرة، مما يؤدي إلى تجربة مستخدم سيئة.

كيفية تجنب ذلك: استخدم تصميمات ملائمة للجوّال مع خطوط وصور قابلة للتطوير. يضمن Crossware أن توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بك تبدو احترافية ومتسقة عبر جميع الأجهزة، بما في ذلك الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، مما يمنح المستلمين تجربة سلسة.

نسيان إخلاء المسؤولية القانونية والامتثال

في صناعات مثل التمويل والرعاية الصحية والقانون، غالبًا ما تكون إخلاء المسؤولية القانونية مطلوبة في اتصالات البريد الإلكتروني للامتثال للوائح. ومع ذلك، فإن العديد من الشركات إما تنسى تضمين إخلاء المسؤولية هذه أو تفشل في تحديثها مع تغير اللوائح.

كيفية تجنب ذلك: تأكد من أن كل بريد إلكتروني يتضمن إخلاء المسؤولية القانونية اللازمة. باستخدام Crossware، يمكنك إدارة إخلاء المسؤولية مركزيًا وتطبيقها تلقائيًا على جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة، مما يضمن الامتثال للوائح الصناعة.

الخاتمة

قد تبدو توقيعات البريد الإلكتروني وكأنها تفاصيل بسيطة، ولكن عندما يتم ذلك بشكل صحيح، يمكن أن يكون لها تأثير كبير على احترافية عملك واتساق العلامة التجارية. تجنب هذه الأخطاء الشائعة من خلال توحيد توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بك، وضمان معلومات دقيقة وموجزة، والتحسين لجميع الأجهزة.

باستخدام أدوات مثل كروسواير، يمكنك بسهولة إدارة توقيعات البريد الإلكتروني على مستوى الشركة، مما يضمن أن كل اتصال يعزز علامتك التجارية مع الحفاظ على الامتثال للوائح القانونية. لا تدع توقيعات البريد الإلكتروني تكون فكرة لاحقة - قم بتحويلها إلى علامة تجارية وأداة تسويق قوية لنشاطك التجاري.

هل أنت مستعد لتبسيط توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ جرب كروسواير اليوم لـ مجاني!

‍