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Bewährte Praktiken für zentral verwaltete E-Mail-Signaturen 

Was sind die besten Praktiken für zentral verwaltete E-Mail-Signaturen? E-Mail-Signaturen sind ein nützliches Instrument für Unternehmen, aber sie müssen sorgfältig gehandhabt werden, damit sie so effektiv wie möglich sind. Für große Unternehmen ist es sinnvoll, E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten. Damit wird verhindert, dass jeder im Unternehmen seine eigene Signatur hat.

Eine solche Situation wäre für den Aufbau Ihrer Marke katastrophal. Darüber hinaus können sich für ein Unternehmen rechtliche Probleme ergeben, wenn sich herausstellt, dass bestimmte Informationen in einer E-Mail-Signatur fehlen oder falsch sind. Die folgenden Punkte sollten bei der zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen beachtet werden;

Erstellen Sie einen Entwurf für eine E-Mail-Signatur

Als Erstes müssen Sie einen Entwurf für eine E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen erstellen. In großen Organisationen gibt es verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen, aber es sollte eine zentrale Vorlage geben, die die wichtigsten Symbole des Unternehmens präsentiert.

Es ist wichtig, dass die Hauptbestandteile Ihrer Unterschrift, wie Farben, Logos und andere markenbezogene Materialien, für alle in Ihrer Organisation gleich sind. Wir sagen nicht, dass die Unterschrift für alle gleich sein sollte, aber die Vorlage sollte so ähnlich wie möglich sein.

E-Mail-Signaturen sind ein gutes Mittel, um die Sichtbarkeit Ihrer Marke zu erhöhen. Diese Sichtbarkeit kann nur gesteigert werden, wenn die Menschen in ihren Posteingängen die gleichen Symbole für Ihre Marke sehen. Es wird nicht funktionieren, wenn jeder ein anderes Logo und andere Farben als Beispiel verwendet.

Ernennen Sie eine Person zur Verwaltung Ihrer E-Mail-Signaturen

Die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen erfordert in der Regel die Ernennung einer Person, die diese Aufgabe übernimmt. Auch hier sollte das Ziel sein, eine Einheitlichkeit der E-Mail-Signaturen zu erreichen. Das ist wichtig für große Unternehmen.

Wenn Menschen Nachrichten von Ihrem Unternehmen erhalten, sollte es keinen Zweifel daran geben, dass sie mit Ihnen kommunizieren. Sonst werden die meisten Ihrer Nachrichten gelöscht, bevor sie gelesen werden. Aber wie funktioniert die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen?

Nutzen Sie Crossware zur zentralen Verwaltung Ihrer E-Mail-Signaturen

Gibt es Tools, mit denen Unternehmen ihre E-Mail-Signaturen zentral verwalten können? Die Antwort lautet: Ja. Hier kommen wir als Crossware ins Spiel. Wir sind eines der weltweit bekanntesten Unternehmen für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen.

Mit Crossware können Sie E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens erstellen, egal wie groß es ist. Mit unserem Tool können Sie die Signaturen für alle Mitarbeiter über ein Dashboard verwalten.

Das ist wichtig, wenn man bedenkt, worüber wir bereits gesprochen haben. Crossware ermöglicht es Unternehmen, die Kontrolle über die Kernelemente ihrer Signatur zu behalten und gleichzeitig den Abteilungen innerhalb des Unternehmens die Möglichkeit zu geben, die Signatur an ihre speziellen Anforderungen anzupassen.

Was ist, wenn Sie Ihre Unterschrift ändern möchten? Wie können Sie das in einem Unternehmen mit z. B. 1000 Mitarbeitern schnell erledigen? Mit Crossware können Sie diese Änderungen innerhalb von Minuten vornehmen. Sie können Ihre Änderungen innerhalb weniger Minuten von Ihrer zentralen Verwaltungskonsole aus vornehmen und bereitstellen.

Aufklärung der Mitarbeiter über die Notwendigkeit, sich an die Vorlage zu halten

Ein häufiges Manko in Unternehmen ist, dass die Mitarbeiter nicht darüber aufgeklärt werden, wie wichtig es ist, sich an die zentrale E-Mail-Signaturvorlage zu halten. Dies führt dazu, dass manche Mitarbeiter die E-Mail-Signatur ganz weglassen.

Sobald Sie die Grundzüge der E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen festgelegt haben, müssen Sie dafür sorgen, dass sich alle daran halten. Auch dies ist etwas, das Sie mit Crossware vereinfachen können.

Unsere Software gibt Ihnen die Kontrolle und stellt sicher, dass alle E-Mails, die von Ihren Servern kommen, eine E-Mail-Signatur mit den Informationen Ihrer Marke tragen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur auf allen Geräten einheitlich ist.

Viele Menschen rufen ihre E-Mails heute über ihr Telefon oder ihr Tablet ab. Einige tun dies auf besonders großen Computermonitoren. Das bringt eine Menge Herausforderungen für Unternehmen mit sich, die ihre Sichtbarkeit mit E-Mail-Signaturen erhöhen wollen.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Unterschrift auf allen Geräten einheitlich ist? Wir haben bereits darüber geschrieben wie Sie responsive Signaturen für Ihre E-Mails erstellen. Diese Signaturen sehen immer gleich aus, egal mit welchem Gerät sie aufgerufen werden.

Denken Sie daran, dass es bei Ihrer Signatur in erster Linie um den Eindruck geht, den Sie hinterlassen. Wenn sie nicht gut aussieht, werden die Leute nicht darauf vertrauen, dass Ihre E-Mails wirklich von einem echten Unternehmen stammen. Crossware macht es Unternehmen leicht, E-Mail-Signaturen zu erstellen, die in allen Bereichen einheitlich sind.

Große Organisationen sollten eine gewisse Flexibilität bei der Gestaltung zulassen

In diesem Artikel haben wir die Notwendigkeit eines einheitlichen Designs für E-Mail-Signaturen in einem Unternehmen betont. Aber bedeutet das, dass die Signatur für alle gleich sein sollte?

Die Antwort lautet nein. Für große Unternehmen sollte es einen Spielraum geben, um die Signatur an die besonderen Bedürfnisse einer Abteilung anzupassen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Reihe von Vorlagen zu erstellen, aus denen die Abteilungen wählen können.

Sie können auch Anregungen von verschiedenen Abteilungen einholen, bevor Sie ein zentrales Design für Ihre Unterschrift entwerfen. Denken Sie daran, die Konsistenz zu wahren. Ihre E-Mail-Signatur repräsentiert Ihre Marke und sollte immer so gut sein, wie sie sein kann.

Das Tolle daran ist, dass mit einem zentralisierten E-Mail-Signatur-Management-Tool wie Crossware jeder in Ihrem Unternehmen in wenigen Minuten beeindruckende E-Mail-Signaturen erstellen kann. Sie können mehr über unsere Software erfahren, indem Sie sich für unsere kostenlose Testversion anmelden.

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