كروس وير-365-شعار

كيفية تعيين توقيع افتراضي في Outlook 365؟

هل ترغب في معرفة كيفية تعيين توقيع بريد إلكتروني افتراضي في Outlook 365؟ توقيعات البريد الإلكتروني مهمة في العمل. إنها تساعد في مجموعة واسعة من الطرق ، بما في ذلك من خلال منح العلامة التجارية للشركة رؤية أكبر. 

تعد توقيعات البريد الإلكتروني أيضا طريقة مهمة لنقل المعلومات المفيدة. يتضمن عنوان الشركة وتفاصيل الاتصال الأخرى. يمكنك أيضا إضافة أيقونات وروابط وسائط اجتماعية إلى توقيعك. بهذه الطريقة سيتمكن الأشخاص من استكشاف علامتك التجارية أكثر قليلا على منصات مختلفة. سيكونون قادرين أيضا على المشاركة مع الآخرين ، وبالتالي نشر العمل عنك.  

سيكون لدى معظم الأشخاص توقيعات بريد إلكتروني متعددة. يصبح من الممكن بعد ذلك اختيار توقيع اعتمادا على طبيعة الرسالة التي يرسلونها. ومع ذلك ، فإن هذا الوضع أبعد ما يكون عن المثالية. من الأفضل أن يكون لديك توقيع افتراضي. 

بمجرد القيام بذلك ، سيتم قلب توقيعك تلقائيا على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يؤدي وضع الأشياء تلقائيا إلى التخلص من الفرصة الدائمة التي ستنسى فيها إضافة توقيع إلى بعض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكن أن يكون هذا التناقض ضارا بصورة العلامة التجارية. ولكن كيف تختار توقيع بريد إلكتروني افتراضي في Outlook؟ 

خطوات اختيار توقيع بريد إلكتروني افتراضي في Outlook 

فيما يلي كيفية تعيين توقيع بريد إلكتروني افتراضي في Outlook ؛ 

  1. افتح Outlook وأنشئ رسالة جديدة. 
  2. انقر فوق رسالة.  
  3. اختر التوقيع ثم التوقيعات.  
  4. انتقل إلى تحديد التوقيع المراد تحريره.  
  5. انتقل إلى اختيار التوقيع الافتراضي وعلى رسائل جديدة ، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة واختر التوقيع الذي ترغب في تعيينه كتوقيع افتراضي.  
  6. كرر العملية على الردود/إعادة التوجيه.  
  7. عند الانتهاء ، انقر فوق موافق.  

ماذا سيحدث بعد ذلك؟ 

هذه هي كيفية تعيين توقيع بريد إلكتروني افتراضي في Outlook 365. هناك طرق أخرى يمكنك من خلالها تحقيق نفس النتائج ، ولكن الخطوات المذكورة أعلاه هي بعض من أبسطها. ولكن ماذا يحدث عندما تختار توقيعا افتراضيا؟ 

هذا يعني ببساطة أن جميع رسائلك المستقبلية سيكون لها التوقيع الذي اخترته. ستتم إضافة توقيعك تلقائيا ، وبالتالي إزالة الحاجة إلى تذكر هذه الخطوة. يعد اختيار توقيع البريد الإلكتروني الافتراضي أمرا مهما ، خاصة للأشخاص الذين يرسلون الكثير من رسائل البريد الإلكتروني يوميا. في هذه الحالة ، قد يكون من الصعب إضافة توقيع على كل منها. 

التحديات 

يعد الحصول على توقيع بريد إلكتروني افتراضي أمرا رائعا ، ولكنه يأتي مع تحدياته. هذا يعني أنه ستتم إضافة توقيعك إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من العنوان المختار. ربما لا يكون هذا مثاليا ، إلا إذا كان لديك عنوان بريد إلكتروني للعمل وعنوان منفصل لاستخدامك الشخصي. 

ما يمكن أن يحدث هو أنه قد ينتهي بك الأمر إلى إضافة توقيعك حتى في الحالات التي لا تريد ظهورها. فقط لإعطاء مثال ، تضيف الخطوات المذكورة أعلاه توقيع بريد إلكتروني إلى جميع الرسائل ، بما في ذلك تلك التي يتم إرسالها داخليا. 

ربما ليس هذا ما يبحث عنه معظم الناس. في الواقع ، لقد كتبنا سابقا عن هذه المشكلة. يؤدي تعيين توقيع بريد إلكتروني تلقائيا إلى إزالة القدرة على اختيار توقيع مناسب. ربما ترغب في إرسال أنواع مختلفة حسب الظروف. 

ما هي الحلول المتاحة لهذه القضايا؟ 

من الواضح أن هناك تحديات لتعيين توقيع بريد إلكتروني تلقائي. لحسن الحظ ، هناك حلول لهذه المشكلة. أحد الحلول السهلة هو اختيار حلول توقيع البريد الإلكتروني ذات السمعة الطيبة لشركة O365 مثل Crossware.  

نحن واحدة من أفضل الشركات المعروفة في هذا الصدد. يتم استخدام برنامجنا من قبل أكثر من مليون شخص حول العالم ونحن متخصصون في Microsoft 365 و HCL Domino و Microsoft Exchange. تأتي Crossware مع الفوائد التالية ؛ 

  1. القواعد المخصصة التي تمكنك من اختيار متى وأين ترغب في تطبيق كل توقيع بريد إلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك اختيار تطبيق كتلة توقيع فقط على رسائل البريد الإلكتروني الخارجية. هذا يلغي التحديات التي ذكرناها أعلاه. 
  2. نظام توقيع بريد إلكتروني مركزي يضمن وجود اتساق حتى بالنسبة للشركات الكبيرة. 
  3. قوالب مذهلة يمكنك استخدامها لعملك. 
  4. منصة توقيع البريد الإلكتروني بالسحب والإفلات تتيح لأي شخص إنشاء توقيعات مذهلة. 
  5. توقيعات بريد إلكتروني سريعة الاستجابة تبدو جيدة على الشاشات الكبيرة والصغيرة. 

اشترك للحصول على نسخة تجريبية مجانية اليوم 

Crossware هو أحد أفضل الحلول في العالم لأولئك الذين يتطلعون إلى إنشاء توقيعات بريد إلكتروني تحقق نتائج. يمكنك استكشاف ما كنا نتحدث عنه من خلال الاشتراك في نسخة تجريبية مجانية من Crossware اليوم. المحاكمة لمدة 30 يوما. 

 

نبذة عن المؤلف