ما هي أفضل الممارسات لتوقيعات البريد الإلكتروني المدارة مركزيا؟ تعد توقيعات البريد الإلكتروني أداة مفيدة للشركات ، ولكن يجب التعامل معها بعناية لتكون فعالة قدر الإمكان. بالنسبة للشركات الكبيرة ، من المنطقي إدارة توقيعات البريد الإلكتروني مركزيا. هذا يمنع الموقف الذي يكون فيه لكل شخص داخل الشركة توقيعه الخاص.
مثل هذا الموقف سيكون كارثيا فيما يتعلق ببناء علامتك التجارية. علاوة على ذلك ، قد تنشأ مسؤوليات قانونية للشركة إذا تبين أن بعض المعلومات الموجودة على توقيع البريد الإلكتروني مفقودة أو غير صحيحة. فيما يلي الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند إدارة توقيعات البريد الإلكتروني مركزيا ؛
ابتكر مخطط توقيع البريد الإلكتروني
أول شيء عليك القيام به هو التوصل إلى مخطط توقيع البريد الإلكتروني لعملك. سيكون للمؤسسات الكبيرة أقسام مختلفة ذات متطلبات مختلفة ، ولكن يجب أن يكون هناك قالب أساسي يعرض الرموز الأساسية للشركة.
من المهم التأكد من أن المكونات الرئيسية لتوقيعك، مثل الألوان والشعارات والمواد الأخرى ذات الصلة بالعلامة التجارية، متشابهة للجميع داخل مؤسستك. نحن لا نقول أن توقيع الجميع يجب أن يكون هو نفسه ، ولكن يجب أن يكون القالب متشابها قدر الإمكان.
شيء واحد حول توقيعات البريد الإلكتروني هو أنها أداة جيدة لتعزيز رؤية علامتك التجارية. لا يمكن تعزيز هذه الرؤية إلا من خلال رؤية الأشخاص لنفس الرموز لعلامتك التجارية في صناديق البريد الوارد الخاصة بهم. لن ينجح الأمر إذا استخدم الجميع شعارا مختلفا وألوانا مختلفة كمثال.
تعيين شخص واحد لإدارة توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بك
عادة ما تستلزم إدارة توقيعات البريد الإلكتروني مركزيا تعيين شخص واحد للتعامل مع المهمة. مرة أخرى ، يجب أن يكون الهدف هو التوصل إلى توحيد في توقيعات بريدك الإلكتروني. هذا مهم للشركات الكبيرة.
عندما يتلقى الأشخاص رسائل من شركتك ، يجب ألا يكون هناك شك في أنهم يتواصلون معك. وإلا سيتم حذف معظم رسائلك قبل قراءتها. ولكن كيف تعمل إدارة توقيعات البريد الإلكتروني مركزيا؟
احصل على Crossware لإدارة توقيعات بريدك الإلكتروني مركزيا
هل هناك أدوات تسمح للشركات بإدارة توقيعات البريد الإلكتروني الخاصة بها مركزيا؟ الجواب نعم. إنه المكان الذي نأتي فيه ككرودوار. نحن واحدة من أشهر شركات إدارة توقيعات البريد الإلكتروني في العالم.
باستخدام Crossware ، يمكنك إنشاء توقيعات بريد إلكتروني للجميع داخل مؤسستك بغض النظر عن حجمها. تتيح لك أداتنا إدارة التوقيعات للجميع من لوحة تحكم واحدة.
هذا مهم بالنظر إلى ما كنا نتحدث عنه بالفعل. يسمح Crossware للشركات بالحفاظ على التحكم في العناصر الأساسية لتوقيعها ، مع السماح للإدارات داخل الشركة بتخصيص التوقيع ليناسب متطلباتها الخاصة.
ماذا لو كنت ترغب في إجراء تغييرات على توقيعك؟ كيف تفعل ذلك بسرعة لشركة لديها 1000 موظف ، على سبيل المثال؟ باستخدام Crossware ، يمكنك إجراء هذه التغييرات في غضون دقائق. يمكنك إجراء التغييرات ونشرها من وحدة تحكم الإدارة المركزية في غضون دقائق.
تثقيف الموظفين حول الحاجة إلى الالتزام بالقالب
أحد الإخفاقات الشائعة للمؤسسات هو أنه لا يوجد في كثير من الأحيان تعليم للموظفين فيما يتعلق بأهمية الالتزام بقالب توقيع البريد الإلكتروني الأساسي. والنتيجة هي أنك ستحصل على مواقف يتخطى فيها بعض الأشخاص توقيعات البريد الإلكتروني تماما.
من المهم ، بمجرد التوصل إلى المخطط الأساسي لتوقيعات البريد الإلكتروني داخل شركتك ، التأكد من أن الجميع يدركون أنهم بحاجة إلى الالتزام به. مرة أخرى ، هذا شيء يمكنك تبسيطه باستخدام Crossware.
يمنحك برنامجنا التحكم ، مما يضمن أن جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من خوادمك تحتوي على توقيع بريد إلكتروني يحمل معلومات علامتك التجارية.
تأكد من أن توقيعك متسق عبر جميع الأجهزة
يصل الكثير من الأشخاص الآن إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم على هواتفهم أو على أجهزتهم اللوحية. يقوم البعض بذلك على شاشات الكمبيوتر الكبيرة جدا. يبرز ذلك الكثير من التحديات للشركات التي تتطلع إلى تعزيز ظهورها باستخدام توقيعات البريد الإلكتروني.
كيف تتأكد من أن توقيعك متسق على جميع الأجهزة؟ لقد كتبنا سابقا عن كيفية إنشاء توقيعات سريعة الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. تحافظ هذه التوقيعات على نفس المظهر مهما كان الجهاز الذي يتم الوصول إليه.
تذكر أن توقيعك يتعلق أولا وقبل كل شيء بالتصورات. إذا لم يكن الأمر جيدا ، فلن يثق الناس في أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تأتي حقا من شركة حقيقية. يسهل Crossware على الشركات إنشاء توقيعات بريد إلكتروني متسقة في جميع المجالات.
يجب أن تسمح المؤسسات الكبيرة ببعض المرونة في التصميم
خلال هذه المقالة ، أكدنا على الحاجة إلى تصميم متسق لتوقيعات البريد الإلكتروني عبر المؤسسة. ولكن هل هذا يعني أن توقيع الجميع يجب أن يكون هو نفسه؟
الإجابة لا. بالنسبة للشركات الكبيرة ، يجب أن يكون هناك مجال لتحرير التوقيع ليناسب الاحتياجات الخاصة للقسم. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في الخروج بعدد من القوالب التي يمكن للأقسام الاختيار من بينها.
يمكنك أيضا الحصول على مدخلات من مختلف الأقسام قبل الخروج بتصميم مركزي لتوقيعك. تذكر أن تحافظ على الاتساق. يمثل توقيع بريدك الإلكتروني علامتك التجارية ويجب أن يكون دائما جيدا قدر الإمكان.
الشيء العظيم هو أنه باستخدام أداة مركزية لإدارة توقيع البريد الإلكتروني مثل Crossware ، يمكن للجميع داخل شركتك التوصل إلى توقيعات بريد إلكتروني مذهلة في دقائق. يمكنك معرفة المزيد حول برنامجنا من خلال الاشتراك في الإصدار التجريبي المجاني.
نبذة عن المؤلف
